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濰坊會議公司分享會務工作的細節

日期:2019-5-10 

   今天海边比基尼派对奇迹暖暖公司給大家分享會務工作的一些工作流程,希望能夠幫助到大家。   會務工作千頭萬緒、環節眾多,稍有不慎就可能發生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務工作流程,可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。 01謀劃會前準備   會前準備是做好會務工作的基礎和前提,應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節,對可能發生的問題超前謀劃。 (一)制訂方案   會議方案是組織會議的總安排,主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容?;嵋櫸槳敢蚪嗝髁?、具體清晰、可操作性強,并須報經相關領導審定?;嵋櫸槳溉范ê?,主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會,協調各部門按照方案要求落實各自職責。 (二)明確任務 在會議籌備階段,主要有以下任務:   1.起草會議通知?;嵋橥ㄖ囊刂饕ɑ嵋槊?、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等?;嵋橥ㄖ蟊澩鎰既?、條理清楚、言簡意賅,尤其是時間、地點要明確,時間一般要注明年月日,不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯:會議地點要準確到具體樓層、門牌號,如:××辦公樓六樓第三會議室。   2.下發會議通知?;嵋橥ㄖ械緇?、短(微)信、書面及內網郵件等多種方式,可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意:一是保密,涉密會議不能通過短信、微信發布。二是負責,必須確?;嵋橥ㄖ笆彼痛鋝位嵴?。對于書面通知,要制作簽收登記表,對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送,要采取保留回執發送方式。采用短信、微信方式發送,應要求接收者及時回復。   3.落實參會人員。統計匯總會議請假人員名單,必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對,確保沒有出入,并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。   4.協調出席領導。根據會議要求,以當面報告、電話、短信、微信等多種方式,提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加(部門)人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。   5.預訂會議室?;嵋槭奔淙范ㄖ?,要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系,預訂會議室,并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加,要提前制作好引導牌。   6.編印會議須知。對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知,須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括:會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等。   7.制作會議證件。根據會議需要制作代表證、出(列)席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容,遵循美觀大方、經濟適用原則,要易于識別、方便管理、利于安全。   8.會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置。總體要求是規范和諧、莊重大方,并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心,集中體現了整個會議的格調和氛圍,是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放,逐一提前試音,確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次,最好進行備份,確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞,如有損壞,需要提前修理更換;要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次,并視需要及時調節燈光。   9.制作、擺放桌簽。根據最終確定的參會人員名單,制作桌簽;要認真核對全場桌簽,防止遺漏、重復和出現錯別字。依據文明禮儀手冊等規范合理安排與會人員會場座次。桌簽擺放完成后要及時制作會場座位圖,打印后放置會場方便查閱。   10.組織調度會議用車。視會議需要借用或租用車輛,并安排專人負責車輛調度,對乘車人員進行統計、清點,防止遲到、遺漏,車輛較多時還要對車輛編號、分組,以方便調度。   11.安排新聞報道。需要新聞報道的會議,要提前聯系宣傳部門或新聞單位,在會場安排好新聞宣傳人員專座,并協調銜接。   12.分發會議材料?;嵋椴牧弦斜淼羌?,發放時要逐一登記,要做到不漏一份、不少一人??梢允憂榭鱸諢崆巴ㄖ位岬ノ唬ㄈ嗽保┡扇頌崆傲烊?,也可以在會場簽到時一并發放,或是提前放置到參會人員座位上。對擺放在主席臺上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁碼,整齊擺放,確保不出差錯。對于涉密文件,要嚴格按照相關保密規定編號登記,及時收回或提醒按保密規定流轉、保存,防止泄密。 (三)分工落實   擬訂好會議方案,根據方案分解任務后,要協調分工,明確責任人,規定各任務完成時限,做好分工落實,并在會議開始前做一次全面自查,確保萬無一失。 02細化會中服務   會中工作是指從會議報到至會議結束這段時間的工作?;嶂泄ぷ魑扌∈?,周到、細致是做好會中服務工作的基本要求?;嶂蟹窆ぷ鞣痹鈾鏊?,情況不斷發生變化,一定要注重細節,精細周密。 (一)組織會議報到   會議報到工作主要包括人員身份確認、報到登記、根據會議要求發放資料、提醒注意事項等。要做到迅速準確、熱情周到、耐心細致、井然有序。 (二)做好會議簽到   安排專人打印簽到表放置會場,提醒到會人員簽到,并做好到會人員清點、登記工作,實時掌握人員到會情況,并視情況電話督促參會人員及時到會?;嵋榭己笠臣蘋闋艿交崛聳?,登記遲到、缺席人員名單。 (三)維護會場秩序   會議召開期間,要安排專人現場值班,維護好會場內外秩序。一是實時監測會場音響、燈光等情況,發現問題及時解決。二是及時提醒、制止會場內大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為,同時防止無關人員進入會場。三是提醒會場服務人員適時供應茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺上領導或會議主持人匯報時,要采用合適方式靈活處理,努力減少對會議的干擾和影響。 03會后總結要實   會后工作是會務工作的重要組成部分,是保證會議質量、達成會議效果的重要環節。通過會后工作總結會務組織的經驗、教訓,推進會議精神的貫徹落實,以進一步優化會務工作機制,提升會議效果。 (一)返程服務   協調組織好參會人員會后服務,必要時協助聯系交通工具或幫助訂票,對個別因工作需要暫留的人員,在食宿方面要妥善安排。 (二)材料歸檔   會后要及時將會議方案、通知、簡報、發言材料、領導講話、音像資料等相關資料收集齊全,按規定整理歸檔,以備查考。同時,要按照保密相關要求,對需回收的會議材料逐份清點、登記回收。根據需要發布會議簡報或信息、起草編發會議紀要,印發領導講話等。 (三)會后總結   每次會議結束后,要及時、客觀、準確地做好總結。系統梳理、分析會務工作成功經驗及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會人員對會議的意見、建議,為以后進一步改進會務工作提供借鑒。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中,確?;嵋榫竇笆甭涫?。   做好會務工作除了在程序上力求盡善盡美外,還要求辦會人員不斷提升自身素質。   一是統籌全局的意識?;崳窆ぷ魅撾裰?、要求高、涉及面廣,需要會務人員牢固樹立全局意識,從全局的高度統籌協調好參會各部門、會務各環節的銜接和工作落實,謀劃好每一細節,確?;崳褡櫓艿?、高效、有序。   二是靈活應變的能力?;崳窆ぷ韃豢稍て諞蛩囟?,需要會務人員樹立應變意識,提升應變能力,處變不驚、處變不亂,及時妥善處置好各種臨時突發情況,保證會議圓滿成功。   三是認真負責的品質?;崳窆ぷ魎魷?、繁重,涉及環節多,出現任何一點小的差錯都可能造成很大的影響,因此會務人員必須具有高度的責任心,充分發揮積極性和主動性,盡心盡責,搭臺補位,把握好每一環節,做好每一細節,這樣才能使會務有條不紊,順利完成。
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