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濰坊會議公司對會議的準備工作介紹

日期:2019-5-17 

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公司在會議的準備上有一些見解,具體會議準備需要做什么呢?下面給大家詳細的介紹一下。   無論是機關、事業單位、公司企業領導者、決策部門研究工作、部署工作、解決問題,還是單位、團體之間或內部的工作、業務、學習、學術交流、探討等,都往往離不開會議,所以組織好一場高質量的會議,就顯得非常重要。當然會議有大有小,有一般性的會議,也有重要會議。但不管怎么樣,作為文秘人員或者會議組織者,掌握組織會議的一些“干貨”,是這不可少的!文秘人員或會議組織者在接到會議任務后必須要自己理出一份會議清單,然后按單執行,才能沒有紕漏。并且能夠提前做好會議準備工作,對開好會議有很重要的作用。

   會議準備工作清單(建議收藏備用)

  一、會議的主題。凡舉行正規(正式)會議,首先需要確定其主題是什么?目的是什么?要解決什么問題?想達到什么預期的效果?它不僅僅是會議的名稱,更是確定會議的具體內容、形式、目標、場地、規模、檔次的重要先決條件。所以,一定弄清楚會議的主題。文秘人員一般都可以通過從領導的意圖中得到這些重要的信息,如果沒有獲得這些信息,就沒法走下一步流程。

  二、會議的議程(主要內容)。當知道了會議的主題以后,會議的議程就相對好確定了。但這一步很考量會議組織者、有關文秘人員的作為領導參謀助手作用的能力和水平。因為領導一般只說會議主題,往往不具體說會議事項,這就靠你去理解了。當然,最后領導肯定要審閱。

  三、會議的形式。就是通過什么形式來開會。這就要根據會議的主題、議程、目的等等來確定會議形式。如是預備會、動員會、總結會、工作交流會;現場會、電視電話會、視頻同步直播會;座談會、征求意見會;小型、中型還是大型會?等等。

  四、參加會議人員的名單、范圍。當確定會議的主題、目的、開法形式后,什么人員參加會議及范圍就易確定了。特別提醒的是,在實際運用中,一定要嚴格按要求控制參加會員的人員和范圍。任意擴大規模,也造成不必要的人力、物力、財力的浪費。

  五、會議主持人。一般的原則是主辦方的主要領導或業務分管領導,如果有多個主辦單位,那么往往由牽頭的主辦單位的主要領導或分管領導為主持人。

  六、會議的時間。什么時間開會?開多長時間?這必須要做出一個預測判斷。不能任意延長會議時間,達到會議目的,解決了問題即可。按照公文寫作之道君的經驗,哪天開會?什么時間開會?最好還是多征求領導的意見,領導一般都比較忙,會議時間有可能會多次改動,反復。這也是沒辦法的事情。有時候即便發了會議通知,也還得改時間。

  七、會議的地點?;嵋櫚牡氐閶≡褚脖冉峽劑炕嵋樽櫓?,文秘人員的辦會經驗。選擇什么樣的會議室?在什么地方開?都要根據會議的主題、目的、要求、參會的人員、規模、會議經費等因素來確定。當然場地的具體布置也是一件細致活,一點都馬虎不得,有時一個麥克風鬧情緒,就會影響整個會議的效果!這是特別要注意的。

  八、會議記錄和整理人。

  會議記錄人和整理人也要提前確定。記錄、整理工作是否到位,是否能真實、客觀、準確地反映會議精神,也直接影響到會議效果和評價,特別是后續會議精神的貫徹落實工作。

  的當上面清單比較清晰以后,你便可以著手起草一個辦會的請示件《會議方案》,報領導審批了。當然,作為操作層面,你還得要定一個會議的“執行方案”,當然是越具體越好。涉及到具體的人員分工與工作職責。這樣操作起來才能保證整個會議,按部就班,各就各位,有序進行,確?;嵋槿縉謁忱倏?,并取得預期效果!

 ?。ㄒ唬┗嵋橥ㄖê牒?,切莫小看邀請函,你可能沒有權限對所有的人都發“通知”哦,所以你懂的!“停車證”等也是不可少的哦,有些會前就要準備先寄發了)

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 ?。ㄆ擼┗嵋橐槌逃泄氐難盎蛺致鄣木嚀邐募ㄒ話惚嗪盼猉X會議文件材料之一、之二……)

 ?。ò耍┳槐恚ㄗ慌疲鶴槐淼牡吶盼環淺?佳槿伺?,誰先誰后,誰前誰后,誰左誰右,都是有講究的哦。這里不詳說了,下次再學習吧。

 ?。ň牛┍始潛?、筆。

 ?。ㄊ┳柿洗?。把上述所有資料收納進去的資料袋。精心挑選一個既實用又美觀的資料袋,也是一件挺花心思的事情。當然,一般性的會議,一個牛皮紙資料袋就足夠了。

公司在會議的準備上有一些見解,具體會議準備需要做什么呢?下面給大家詳細的介紹一下。

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  一、會議的主題。凡舉行正規(正式)會議,首先需要確定其主題是什么?目的是什么?要解決什么問題?想達到什么預期的效果?它不僅僅是會議的名稱,更是確定會議的具體內容、形式、目標、場地、規模、檔次的重要先決條件。所以,一定弄清楚會議的主題。文秘人員一般都可以通過從領導的意圖中得到這些重要的信息,如果沒有獲得這些信息,就沒法走下一步流程。

  二、會議的議程(主要內容)。當知道了會議的主題以后,會議的議程就相對好確定了。但這一步很考量會議組織者、有關文秘人員的作為領導參謀助手作用的能力和水平。因為領導一般只說會議主題,往往不具體說會議事項,這就靠你去理解了。當然,最后領導肯定要審閱。

  三、會議的形式。就是通過什么形式來開會。這就要根據會議的主題、議程、目的等等來確定會議形式。如是預備會、動員會、總結會、工作交流會;現場會、電視電話會、視頻同步直播會;座談會、征求意見會;小型、中型還是大型會?等等。

  四、參加會議人員的名單、范圍。當確定會議的主題、目的、開法形式后,什么人員參加會議及范圍就易確定了。特別提醒的是,在實際運用中,一定要嚴格按要求控制參加會員的人員和范圍。任意擴大規模,也造成不必要的人力、物力、財力的浪費。

  五、會議主持人。一般的原則是主辦方的主要領導或業務分管領導,如果有多個主辦單位,那么往往由牽頭的主辦單位的主要領導或分管領導為主持人。

  六、會議的時間。什么時間開會?開多長時間?這必須要做出一個預測判斷。不能任意延長會議時間,達到會議目的,解決了問題即可。按照公文寫作之道君的經驗,哪天開會?什么時間開會?最好還是多征求領導的意見,領導一般都比較忙,會議時間有可能會多次改動,反復。這也是沒辦法的事情。有時候即便發了會議通知,也還得改時間。

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  八、會議記錄和整理人。

  會議記錄人和整理人也要提前確定。記錄、整理工作是否到位,是否能真實、客觀、準確地反映會議精神,也直接影響到會議效果和評價,特別是后續會議精神的貫徹落實工作。

  的當上面清單比較清晰以后,你便可以著手起草一個辦會的請示件《會議方案》,報領導審批了。當然,作為操作層面,你還得要定一個會議的“執行方案”,當然是越具體越好。涉及到具體的人員分工與工作職責。這樣操作起來才能保證整個會議,按部就班,各就各位,有序進行,確?;嵋槿縉謁忱倏?,并取得預期效果!

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